Données personnelles
L'organisation qui met ce logiciel à votre disposition utilise Resovia (logiciel édité par Auxentis) pour organiser la réservation des salles, des bureaux, des véhicules et du matériel, les prestations, l'accueil des visiteurs et le planning de présence de ses agents. Elle est responsable de ces données ; ce traitement relève de sa mission d'intérêt public et de la gestion de son personnel.
Les données utilisées
- Pour les agents : identité, adresse mail et téléphone professionnels, service, groupes et droits.
- Réservations, prestations, places de navette et de covoiturage ; trajets en véhicule de service et carnets de bord.
- Planning de présence (absences, télétravail, formation, déplacement), si vous le renseignez : jamais de motif médical.
- Permis de conduire, pour réserver un véhicule ; badge d'accès aux armoires à clés, s'il y en a.
- Pour les visiteurs : nom, société, heures d'arrivée et de départ, personne visitée.
- Les capteurs des salles mesurent la présence sans identifier personne (ni caméra ni micro).
Qui les voit
Vos collègues selon leurs droits, les gestionnaires des ressources et les services qui préparent les prestations. Une réservation confidentielle n'est vue que par ses participants et ses gestionnaires. Les données ne sont ni vendues ni utilisées à d'autres fins.
Combien de temps
- Réservations, prestations, navettes et covoiturage : 36 mois après leur date, avec leur historique.
- Planning de présence : 13 mois après la fin de chaque période.
- Registre des visiteurs : 12 mois après la visite.
- Compte : tant que vous travaillez pour l'organisation, puis 12 mois après sa désactivation.
- Permis de conduire : un an après sa fin de validité, ou dès la désactivation du compte.
- Mails envoyés par le logiciel : 6 mois. Copies de sauvegarde : 30 jours au plus.
Au-delà, tout est effacé automatiquement ; les carnets de bord et incidents des véhicules restent, sans le nom des personnes.
Vos droits
Vous pouvez accéder à vos données (Mon compte › « Télécharger mes données »), les faire corriger (Mon compte, ou votre administrateur), et demander leur effacement, leur limitation ou vous opposer à leur traitement dans les cas prévus par la loi, auprès de l'administrateur du logiciel dans votre organisation. En cas de difficulté, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).
Cookies
Seulement ceux qui font marcher le logiciel (votre connexion, « Rester connecté », l'appareil reconnu pour la double authentification) : aucune mesure d'audience, aucune publicité, aucun service extérieur. Ils ne demandent donc pas votre accord.